從IT驅動到AI驅動，南山人壽以Hybrid Workspace重塑數位辦公新常態

南山人壽此次展示的「Hybrid Workspace（混合式工作空間）」策略，不只是內部數位化專案，而是橫跨工作環境、組織文化、流程治理與AI應用的全面重構。從員工走進辦公區域開始，到行動辦公、主管簽核，再到AI輔助知識查詢與專業判斷，數位能力正逐步融入日常工作的每一個環節。

南山人壽副總經理兼數位長呂新科指出，目前企業數位轉型已進入「IT驅動」與「AI驅動」同步推進的新階段。IT驅動著重系統整合、流程數位化與基礎建設升級；AI驅動則是進一步推動知識管理、決策支援與工作效率提升。兩者並非互相取代，而是形成相互支撐的雙引擎。

這套雙軌並進的邏輯，也成為南山人壽Hybrid Workspace的核心，從空間設計改善工作體驗，並以數位工具提升流程效率，再透過AI深化知識應用，逐步為企業建立新的工作常態。

這種新的工作模式，讓科技不再只是支援工具，而逐漸成為組織文化與決策能力的一部分。對南山人壽而言，這場數位轉型帶來的改變，不只是辦公室空間和平臺的變革，更是企業對「工作」本身的重新定義。

從靜音艙到文化標語，展現以人為本的實體辦公空間設計

數位轉型並不只存在於系統介面，實體工作環境本身，同樣是企業文化的重要載體。

南山人壽2025年5月將數位相關團隊遷入「數轉基地」現址後，重新規畫辦公空間，希望讓環境成為激發創意、促進協作的一部分，當員工走進辦公區域，牆面可見鼓勵突破框架與保持創新的標語，這些設計並非裝飾，而是呂新科規畫新的辦公空間時，刻意置入工作動線的「環境語言」，讓創新思維在日常持續被提醒與強化。

靠窗區域設置開放討論空間，白天常成為跨部門同仁聚集進行白板討論與即時腦力激盪的場所；考量午後西曬因素，該區並未規畫為固定工位，而保留彈性使用，反映出企業對工作模式流動性的重新理解。

空間中最具辨識度的設計之一，則是不同尺寸的靜音艙。大型艙以次高峰「次壽山」命名、中型艙取名「七星山」、小型艙則命名為「五指山」，以臺灣山岳呼應「南山」品牌意象，使辦公空間產生文化連結與溫度。

除此之外，站立式的討論桌、升降桌與開放交流區則散布於辦公動線之間，讓員工不需預約會議室，也能快速展開討論；另外，會議室也採用不同AI模型名稱命名，將AI思維融入工作日常，讓每次會議都成為提醒員工持續學習科技變革的場景。

除了效率與創新，南山人壽在空間規畫中，也試圖回應工作者長時間處於數位環境中的需求。

辦公區內配置大量具空氣淨化效果的室內植栽，原因不只是美觀，而是考量IT與數位團隊長時間使用電子設備，可能面臨室內空氣品質與工作疲勞等問題，希望透過環境改善提升舒適度。

座位安排雖仍以部門為單位作為主要區分，但整體傾向共享與流動，不強調固定座位，反映數位工作模式逐漸去中心化的趨勢。

更具象徵性的，是呂新科的辦公室採取開放設計，平時亦作為員工可直接進入討論問題的共享空間。南山人壽表示，當主管辦公室不再是封閉場域，也象徵組織以更扁平的溝通方式，降低部門與階層之間的距離。

不同尺寸的靜音艙，從一人到多人的設計，便利同仁不需要預約會議室，也可以線上會議或小組討論，而靜音艙旁邊也有白板，便利同仁快速站立討論。

照片來源：南山人壽提供

南山人壽新的數轉基地辦公空間，充滿各種植栽和標語的小巧思，從左到右依序：（左）創意跳脫思考框架並有隨處可見的豐富植物；（中）強調OneTeam合作奮鬥無止盡的小標與；（右）將無聊的滅火器畫成潛水夫，增添公共空間的豐富性。

照片來源：南山人壽提供

南山人壽副總經理暨數位長呂新科的辦公室，就是一個用於和同仁開會討論的開放空間，符合他自認工作有八成以上的心力都用於溝通。

攝影 ∕ 黃彥棻

推出myOffice打造行動辦公核心，改善員工與主管工作效率

如果說實體空間改變的是工作文化，那麼數位平臺則重塑了工作流程。

南山人壽自2024年開始建置、並於2025年正式推出「myOffice員工數位辦公室」，核心理念是「One Account、One Portal、One Experience」，希望將分散的內部系統整合至單一入口。

透過同一帳號，員工即可完成差勤、表單申請、公文處理、教育訓練、知識檢索與員工福利等工作，降低系統切換成本，也減少資訊分散造成的效率損耗。

更大的改變在於辦公模式從桌機轉向行動化，過去，許多工作必須回到座位前完成；如今，員工透過手機或平板即可處理日常業務，讓辦公場域從固定工位延伸至任何地點。

例如：員工進入辦公大樓時，可直接透過藍牙Beacon感應完成打卡，不再需要趕著刷門禁卡；系統也會主動推送待簽核表單與未處理公文提醒；會議期間可即時查閱文件，不再依賴紙本列印；各類申請作業亦能隨時送件，讓行政流程更貼近即時協作需求。

行動化最大的效益，則體現在管理流程。南山人壽表示，過去主管若整天參與會議，員工申請事項往往需等到主管回到座位才能簽核，行政流程延宕數小時甚至一天相當常見。

導入myOffice後，表單送出即同步通知主管，主管可隨時透過手機完成核准，大幅縮短等待時間。這項改變看似只是通知方式調整，實際上卻重新定義了企業內部的決策速度。

同時，南山人壽也持續推動無紙化流程，將過往透過Email確認的行政事項轉移至系統內進行，保留完整數位軌跡，提升後續稽核與查詢效率。

對於涉及金流、印鑑或高機密文件，仍保留實體簽署機制，但長期方向仍是逐步擴大電子簽章應用。

南山人壽2025年正式推出「myOffice員工數位辦公室」，將分散的內部系統整合至單一入口，並同步推出行動版，便利員工透過手機或平板即可處理日常業務，讓辦公場域從固定工位延伸至任何地點。
資料來源：南山人壽

探索行動辦公的前瞻應用，確保資安成為隱形基礎建設

在行動辦公持續深化下，南山人壽也開始探索更前瞻的使用情境。目前正進行中的POC（概念驗證）專案，就是將員工識別證整合至Apple Wallet，讓手機直接取代實體識別證，應用於門禁感應與影印設備操作等場景。

這項構想部分來自近年捷運與消費支付全面行動化的趨勢。南山人壽表示，目前該專案雖仍處於測試階段，但也反映出，企業開始將消費科技經驗延伸至內部工作環境，思考辦公體驗的下一步。

當工作邊界消失，資安的重要性反而提高。南山人壽指出，myOffice主要採用MAM（Mobile Application Management）管理模式，而非限制更高的MDM（Mobile Device Management），以兼顧資安與使用者體驗。

南山人壽表示，MAM行動資安防護系統已設置截圖防護、資料傳輸限制等機制，降低資訊外洩風險。同時，南山人壽預計在2026年6月底前完成M365（Microsoft 365）的全面導入，屆時所有公務溝通與協作將移轉至Microsoft Teams進行，進一步強化資安架構的完整性。

推出myGuru，讓每位員工擁有自己的AI知識大師

當數位流程逐漸成熟，下一步便是讓AI成為工作夥伴。建立在myOffice基礎之上，南山人壽推出生成式AI助理「myGuru」，名稱取自梵文中的「大師」，代表希望每位員工都擁有隨時可諮詢的知識顧問。

從架構設計來看，myGuru的運作涵蓋四個核心層次。最前端是員工與系統互動的輸入介面，支援對話式問答與檔案上傳兩種模式，員工可透過myOffice或Microsoft Teams直接開啟。輸入進入系統後，首先經過「TAG護欄」進行意圖分析與內容安全審查，確保每一筆查詢都在合規範圍內被處理，內容安全把關完成後，系統才進入知識庫的檢索與生成環節。

知識庫端整合了南山核心知識與公開資料庫，底層技術架構包含Embedding Model（將知識轉化為可供語意搜尋的向量表示）、LLM（大型語言模型，負責理解問題與生成回覆）、以及文字探勘與關聯演算等功能，這些能力共同支撐起myGuru在理解語意、跨文件關聯與精準回覆上的表現。

知識上稿機制則讓各部門可以持續將最新文件、公告與專業內容補充至知識庫，確保AI取用的資料具有時效性；整個系統運行於雲端Server與API層之上，透過數據中臺統一管理資料流與AI工程資源。

在實際應用場景中，myGuru整合了內部規章、法規、公告、福利資訊與各部門專業知識庫，員工可透過自然語言提問或上傳文件，由AI分析需求、搜尋知識來源並生成回覆。

例如，新進同仁詢問防火牆升級流程時，系統可立即提供完整操作步驟；詢問公司籃球聯賽資訊，也能直接從公告中找出賽程與比賽內容，讓原本需要搜尋文件、翻閱信件的工作，開始轉變為對話式取得答案。

打造領域型AI助理，從通用問答走向專業決策支援

南山人壽並未將AI定位為單一通用工具，而是依據使用族群與應用深度，明確區分出兩種不同層級的AI助理部署策略。

面向全體同仁的「通用型AI助理（Assistant AI Agent）」，以myGuru為代表，目標是提供日常通用作業輔助，功能涵蓋公司通用知識查詢、法規問答與日常辦公協作，資料來源包含公開知識、一般語料與通用知識庫，是每位員工在工作中隨時可用的第一層知識入口。

而針對特定業務場域的「領域型AI助理（Expert AI Agent）」，則服務於有高度專業需求的特定部門或小組。這類助理的目標是解決理賠、核保、法遵、客服等特定領域的應用問題，功能強調特定應用場景的即時檢索、摘要與生成，資料來源嚴格限定於公司內部SOP、公文、合約與案例資料庫，以確保回覆的專業性與準確性。

以法令遵循部門為例，由於日常工作涉及大量法規解釋與案例查詢，南山人壽已建立專屬法遵AI智能助理。這套助理能夠針對監理案件進行跨文件的快速摘要與比對，幫助法遵人員在審查大量案件時，迅速掌握關鍵資訊、識別潛在風險，並生成具參考價值的處理建議，大幅減少人工翻閱文件的時間成本，也讓專業判斷能夠建立在更完整的資訊基礎之上。

這兩種AI助理定位的差異，也反映出南山人壽在AI部署上的一個核心判斷：通用型助理解決的是知識取用的效率問題，領域型助理解決的則是專業決策的品質問題。兩者共同構成南山人壽AI應用的完整光譜，從日常問答延伸至高度專業的業務支援。

不過，南山人壽也強調，AI能力最終取決於知識品質。該公司近年來持續投入知識工程，要求各部門將經驗與流程轉化為結構化文件，作為AI學習基礎。

在生成式AI時代，「Garbage in，garbage out」仍是最核心的原則──輸入的知識若不完整、不可信，AI便無法產出可信答案。這份對知識品質的堅持，以及IT與AI雙軌並進的戰略布局，正是南山人壽在數位轉型道路上有別於其他業者的核心競爭力所在。

南山人壽推出的myGuru，是專屬於南山員工使用的企業智慧助理，匯聚內外部四大維度資料、串接關鍵資訊，提供懂法規、助執行、可信賴的南山大腦。
資料來源：南山人壽